Jira, ein Kampfsport?

Nein, Jira ist kein Kampfsport. Dennoch gibt es meiner Ansicht nach einige Parallelen zwischen erfolgreichen Implementationen von Tools wie Jira und gewissen Kampfsport-Techniken. Das Ziel ist in beiden Disziplinen dasselbe: Der perfekte Einsatz der gewählten Hilfsmittel!

Die Herausforderung

Hersteller wie Atlassian liefern uns die innovativsten Tools, welche praktisch alle unsere Wünsche erfüllen können. Und das ist grossartig! Denn Teams sind genauso unterschiedlich wie die einzelnen Individuen, welche ein Team ausmachen.

Die vielen Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten verleiten geradezu der Individualität, jedes Teams Rechnung zu tragen. Nicht verwunderlich, dass viele Teams und Unternehmungen an den Punkt gelangen, wo diese massgeschneiderten Lösungen aufeinander prallen und geschaffene Komplexität zu Reibungen führen.

Unser System ist überkonfiguriert, höre ich nicht selten.

Ein Lösungsansatz

Viele unserer Kunden kommen auf uns zu, damit wir helfen die oben genannte Komplexität in Jira wieder zu entflechten. Die getätigten Anpassungen machen die Lösung aber sehr individuell, weshalb es kein Standardvorgehen für eine Simplifizierung geben kann. Unser Lösungsansatz orientiert sich an Methoden aus dem Lean Management, welches seinen Ursprung in Japan (Toyota) fand.

Komplexität vermeiden und Lernen

Besser als nachträglich Komplexität zu reduzieren, ist es diese von Beginn weg auf das notwendige Minimum zu beschränken. Hier kommt auch die Analogie zum japanischen Kampfsport ins Spiel. Jeder Schüler ist sich bewusst, dass er einer gewissen Lernkurve folgen muss, um stetig besser zu werden.

Die japanische Kampfsportkunst nennt das damit verbundene Prinzip ShuHaRi, welches zugleich für die drei Lernphasen zum Meister beinhaltet:

• Shu-Phase: Erlernen bewährter Disziplinen
• Ha: Abwandeln traditioneller Formen
• Ri: Prinzipien sind so stark verinnerlicht, dass beliebig improvisiert werden darf

Was bedeutet dies konkret für unsere Jira-Implementation:

Die Shu-Phase bildet die Grundlage. Konzentriert euch auf eure Arbeit, anstatt eure Arbeit im Tool abzubilden:

• Keine neuen Issue Types
• Keine oder nur einfache Erweiterungen in den Workflows
• Simple Masken, welche die Informationen beinhalten, welche ihr benötigt
• Neue Felder nur wenn es unbedingt sein muss. Beschreibt den langfristigen Nutzen des Feldes, bevor ihr es hinzufügt

Nutzt eure Erfahrungen in der Ha-Phase, um diejenigen Erweiterungen vorzunehmen, welche euch als Team wirklich weiterbringen:

• Behaltet die Prozesshoheit bei den Teams und delegiert diese nicht an ein Werkzeug
• Keep it simple
• Jedes zusätzliche Feld schlägt auf die Performance… Und damit ist nicht in erster Linie die technische Performance gemeint. Mehr Felder bedeuten auch mehr Potenzial für Missverständnisse. Es gilt die Prämisse:
• Keine Daten sind weniger schlimm, als falsche!
• Erfindet das Rad nicht ständig neu. Tauscht euch mit Teams auf der ganzen Welt aus.

Willkommen in der Ri-Phase! Ihr kennt euer Werkzeug in- und auswendig, bedient dieses instinktiv und virtuos. Ihr entscheidet selber über den effektivsten Einsatz eurer Hilfsmittel und kombiniert diese gekonnt miteinander.

• Baut weiter Ballast ab
• Ihr seht Potenzial für eine sinnvolle Automation, do it!
• Und denkt daran: ein Meister unterrichtet gerne wissensbegierige Schüler.

Komplexität reduzieren

Oft beginnt man nicht auf einer „grünen Wiese“. Die oberen Rastschläge können zwar weiterhin berücksichtigt werden, dennoch muss die Komplexität des Systems zuerst aktiv reduziert werden. Der Umgang mit komplexen Systemen ist keine IT spezifische Herausforderung und begleitet verschiedene Industrien schon seit längerem.

Dass sich Komplexität auf Prozess- und System-Effizienz negativ auswirkt ist rasch erkannt. Wir helfen unseren Kunden, mit einer Atlassian Performance Analyse die technischen Ursachen rasch zu identifizieren und beseitigen.

Ein weiterer Ansatz aus dem Lean Management, welcher uns helfen kann den Umgang mit unseren Werkzeugen zu optimieren, ist die 5-S Methode (im Deutschen auch als 5-A Methode bekannt).
In erster Linie geht es darum, auch in der Wissensarbeit einen „aufgeräumten Arbeitsplatz“ zu schaffen und dabei das gesamte Team miteinzubeziehen. Es handelt sich um Prinzipien, welche in der Anwendung natürlich ganz individuell auf der Bedürfnisse des Teams zugeschnitten sind. Wichtig ist der Dialog und der Wille zur kontinuierlichen Verbesserung:

• Seiri – Aussortieren:
  Befreit euch von Informationen, welche ihr nicht benötigt.
• Seiton – Aufräumen:
  Gestaltet eure Prozesse und Masken nach den Teambedürfnissen
• Seiso – Arbeitsplatzsauberkeit
  Das Prinzip zielt auf die rasche Identifikation von Mängeln, da diese an einem sauberen Arbeitsplatz rascher auffallen. In Bezug auf die Wissensarbeit kann die Sauberkeit mit der logischen, kompletten und korrekten Dokumentation umschrieben werden. Saubere Arbeit!
• Seiketsu – Anordnung zur Regel machen
  Hier nimmt euch Jira schon ein ganzes Stück Arbeit ab, da ihr eure Regeln darin abbildet. Macht diese Regeln explizit und haltet diese auch ein! Macht eine Regel keinen Sinn…, dann ändert Sie.
• Shitsuke – Kontinuierliche Verbesserung
  Alle Punkte sollen eingehalten und laufend verbessert werden (Kaizen). Das benötigt auf der einen Seite Disziplin und Raum für Diskussionen. Wieso nicht mal Jira in einer Retrospektive behandeln?

Zu guter Letzt ist es schön zu sehen, dass sich auch Atlassian gewisser japanischer Grundprinzipien bedient. So orientiert sich die Jira Oberfläche künftig nach dem Bento-Box Prinzip, um Informationen dort zu platzieren, wo sie wirklich benötigt werden – Seiton!

Feedback ist auch für Atlassian wichtig. Nutzt deshalb die Möglichkeit dieses superdirekt abzugeben. Die nächste grosse Chance dazu ist der Atlassian Summit 2019!