Haben Sie sich auch schon gefragt, wie sie mit möglichst geringem Aufwand schnell, zu Features, Epics oder User Stories kommen? Das Zauberwort heisst Ideation Workshop!

Dieser Blogbeitrag verrät Ihnen das Geheimnis der effizienten und effektiven Ideenentwicklung in wenigen Stunden.

Protagonisten:

• Kunden des Produkts-/Dienstleistung
• Betroffene Stakeholder
• „themenfremde“ Teilnehmer

Nebenrolle:

• Workshop-Moderator

Handlungsstrang:

• Ideation Workshop – In 5 Schritten/7 Stunden zum Product Backlog!

Klingt simpel? Ist es auch!

1. Vorwort – Die Grundlage für Kreativität (Stunde 0)

Sind Sie an einem Workshop gedanklich auch schon in Ihren Arbeitsalltag abgeschweift und konnten sich nur schwer auf das Workshop-Thema konzentrieren? Hier hilft nur ein gedanklicher Befreiungsschlag, damit die Kreativität wieder freien Lauf hat. Indem wir einen unkonventionellen und kontextfreien Workshop-Einstieg wählen, lenken wir unsere
Workshop-Teilnehmer von ihren Alltagsproblemen ab. Wie wäre es, wenn Sie ihre Workshop Teilnehmer überraschen und sie während 15 Minuten eine Kugelbahn aus Papier und Klebeband bauen lassen? Wichtig hierbei: Vermeiden Sie ratlose Gesichter und erklären Sie den Teilnehmern, dass sie Zeit in eine vermeintlich sinnlose Tätigkeit investieren, um von ihren Alltagssorgen loszukommen.

2. Es war einmal ein Ist-Zustand (Stunde 1 und 2)

Im Gegensatz zum Brainstorming, befassen wir uns im Ideation Workshop nicht direkt mit dem Soll-Zustand, sondern beschäftigen uns mit folgenden Fragestellungen:

VORLAGE IST-ZUSTAND ANALYSIEREN

Welche Hürden/Probleme hat unser Kunde heute in Zusammenhang mit unserem Produkt/Dienstleistungsangebot?

Welchen Nutzen/positiven Aspekte hat der aktuelle Zustand?

Welche Aufgaben muss unser Kunde heute in Zusammenhang mit dem Thema erledigen? Die Aufgaben müssen nicht in direktem Zusammenhang mit der eigentlichen Tätigkeit stehen.

Wichtig! Jeder Teilnehmer der Gruppe arbeitet die nächsten 15 Minuten für sich und notiert sich seine Gedanken auf Post-it Zetteln. So stellen wir sicher, dass alle Teilnehmer ihre Ideen einbringen können und keine wichtigen Themen verloren gehen.

Danach stellt jeder Teilnehmer seine gesammelten Punkte zu oben erwähnten Fragestellungen vor und ordnet sie einer der Kategorien zu. Identische oder gleichartig gelagerte Punkte werden gruppiert und zusammengeführt.

Aus den bereits aufgeführten Punkten ergeben sich oft weitere Inhalte, die in einer zweiten Runde während ca. 10 Minuten weiterentwickelt werden. Wie gehabt: Jeder für sich selber mit anschliessender Vorstellung und Gruppierung.

Diesen Zyklus wiederholen wir so oft, bis uns die Punkte ausgehen.

3. Produktgeschichte (Stunde 3 und 4)

Nun folgt der dritte Streich des Ideation Workshop: Für die vorher aufgelisteten Punkte entwickeln wir nun Lösungsansätze. Wir fragen uns hierbei:

VORLAGE SOLL ZUSTAND ERMITTELN

Was wir unserem Kunden anbieten können, damit er weniger Aufwand in Zusammenhang mit dem Thema hat
oder wie wir seinen Alltag erleichtern können

Wie wir seine aktuellen Probleme aus der Welt schaffen können

Was wir tun müssen, damit der heutige Nutzen für unseren Kunden bestehen bleibt oder die Nutzung sogar noch besser wird.

Auch hier gilt: Jeder für sich während ca. 15 Minuten, danach Ideenvorstellung und Zusammenführung. Die Ideenentwicklung wird solange weitergeführt, bis uns die Ideen ausgehen.

Wichtig: Wie auch beim Ist-Zustand ist die Zuordnung zu den Kategorien sekundär, denn jede Idee zählt und ist wertvoll. Die Fragestellungen dienen vor allem dazu, die Gedanken anzuregen. Falls wir Punkte ermittelt haben, für die keine Lösungsideen skizziert wurden, diskutieren wir ob dies überhaupt notwendig ist.

Nach gut 4 Stunden, sind unsere Protagonisten erschöpft und haben eine Verschnaufpause verdient. Ich empfehle deshalb, hier den Ideation Workshop zu unterbrechen und die Geschichte an einem anderen Tag mit frischem Elan weiter zu schreiben.

4. Seid ihr alle da? – Ja! Gemeinsames Verständnis schaffen (Stunde 5)

Da die skizzierte Ideensammlung meist sehr umfangreich ist, investieren wir nun genug Zeit in die Ideen-Ausformulierung.
Danach werden die ausformulierten Ideen an einer Workshop-Session gemeinsam mit allen Workshop-Teilnehmern abgestimmt und ausdiskutiert. Dieser Schritt ist kein fester Bestandteil eines Ideation Workshop, jedoch äusserst hilfreich um ein gemeinsames Verständnis zu allen Lösungsideen sowie die Grundlage für das Happy End zu schaffen.

5. Das Happy End (Stunde 6 und 7)

Im letzten Akt des Ideation Workshop geht es darum, gemeinsam eine Rangfolge über alle gesammelten Lösungsideen festzulegen. Richtig gehört, eine Rangfolge und keine Priorisierung! Wir wollen nicht 99% gleichwertige Muss-Ziele, sondern eine Reihenfolge, in welcher die Ideen vertieft und abgearbeitet werden können.

VORLAGE MATRIX FÜR RANGFOLGE ÜBER ALLE IDEEN

Für jede Idee erstellen wir ein Post-it mit der Ideen-Nummer. Dann vergleichen wir den Nutzen jeder Idee mit den bereits in die Rangfolge gebrachten Ideen. Das führt dazu, dass die Rangfolge nach jeder Ideen neu angeordnet wird. Wir machen uns auch Gedanken darüber, für wen die Idee den meisten Nutzen bringt (den Kunden oder unsere Firma).
Unser Ziel sollte es sein, uns bewusst für „eine Seite“ zu entscheiden, auch wenn eine Idee oft beiden Parteien einen Nutzen bringt. Ein Nutzen für unsere Firma heisst nicht automatisch, dass diese Idee weniger wertvoll ist als eine Idee, die einen hohen Nutzen für unseren Kunden bringt. Wenn wir durch eine Idee z.B. den Kunden kompetenter beraten können, hat diese Idee einen hohen Nutzen, obwohl sie nur indirekt dem Kunden zugute kommt.

Und die Moral der Geschichte? Mit wenig Zeit-Aufwand kommen wir mittels Ideation Workshop zu einem relativ vollständigen Backlog und können unsere Ideen nun, wie in der agilen Welt üblich, schrittweise vertiefen und detaillieren.

Und sie lebten glücklich und zufrieden – bis sie das Backlog wieder neu priorisierten.

– The happy End –